Umeå kommun var i uppstarten av ett speciellt internprojekt. Projektet berörde ett av Umeå kommuns känsligare ansvarsområden. För att genomföra projektet behövde man hantera uppgifter av känslig karaktär. Inom projektet skulle en grupp mellan 30-100 medarbetare samarbeta kring känsliga data. Det fanns varken tid, resurser eller, för den delen, någon annan anledning att bygga ett system från grunden. Man sökte en nyckelfärdig lösning som möjliggjorde för 30-100 medarbetare att på ett effektivt sätt sköta sitt dagliga arbete i projektet. Arbetet innefattade, bland annat; dela information, producera dokument och andra filer, konfigurera access m.m.. Projektet löd under säkerhetsskyddsförordningen och med det kom specifika krav på mjukvara, hårdvara och systemet som helhet.
En partner bjöd in oss för att samarbeta för att leverera till Umeå Kommun och vi bildade ett gemensamt team. Umeå kommun gav oss därefter en kort genomgång av deras nuvarande IT-system och syftet med projektteamet som skulle ta emot leveransen. Vi diskuterade sedan potentiella hot, nödvändig funktionalitet och möjliga säkerhetsnivåer. Mot slutet av mötet hade vi ett övergripande lösningsförslag.
Vid möte nummer två presenterade vi lösningen i detalj. Vi specificerade hårdvara, mjukvara, logistik, integration mot nuvarande system, supportupplägg, pris och estimerat leveransdatum.
Ungefär nio månader senare (idag tar det oss 3 månader att leverera liknande lösningar) levererade vi en nyckelfärdig lösning. Systemet levererades för att användas från dag ett med ett mycket användarvänligt gränssnitt. Till detta kom fullständig dokumentation för att förenkla processen mot granskande myndighet eftersom det i kravställningen specificerats att systemet måste följa säkerhetsskyddsförordningen.
Systemet användes initialt av Umeå Kommun,Vakin (Vatten och avfallskompetens i norr) och Umeå Energi.
Mattias Lind, säkerhetschef på Vakin, underströk i en intervju hur viktigt det är att bibehålla effektivitet och samtidigt möta det allt tuffare säkerhetskraven kring känsliga data. Han berättade hur denna lösning var ett verktyg som lät dem göra just det, vara effektiva och följa lagar och regler.
